首先，是由買家指定的貨代（以下簡稱國外代理）發(fā)郵件或者通過其他聯(lián)系方式聯(lián)系其國內(nèi)的公司或者合作方，告知shipper的聯(lián)系信息。
其次，國內(nèi)貨代收到shipper的聯(lián)系信息后，聯(lián)系shipper詢問貨物狀態(tài)，并發(fā)送郵件或者通過其他方式告知國外代理。如貨物已好，可將預計出運的信息告知對方并詢問是否可以安排出運事宜。如使用的國外代理的訂艙約號，還要向其索要訂艙約號，好提交給船公司。
需要特別注意的是，指定貨是聽收貨人的指令，而不是聽發(fā)貨人的，當發(fā)貨人有任何不符合常規(guī)的要求，都必須告知國外代理，在得到國外代理許可后方可安排，否則一律不能接受發(fā)貨人的要求。尤其是當你第一次操作該發(fā)貨人的貨物的時候，更應該注意，以避免不必要的麻煩。
當?shù)玫絿獯淼脑S可指令后，即可安排訂艙拖車報關等事宜。當然，常期走貨的穩(wěn)定貨物可邊訂艙邊告知對方航次信息。同時，需要問對方，出具何種格式的hbl，通常來說，會是國外代理提供的hbl。
安排貨物出運期間，如有任何貨物狀態(tài)更新及遇到何種問題，須及時和國外代理溝通。
貨物裝船出運后，在提單出具以后，需要向國外代理詢問handling charge是多少，然后連同mbl,hbl，pss（profit share sheet），以及其他清關單證（如代理問你要的情況下）發(fā)送給國外代理。
另外，由于同一個國家可能有多個合作的代理，切勿將不同代理之間的貨物弄混淆，以免造成不必要的尷尬。而如果自己公司在該國有自己的分公司，也不可將分公司信息透露給國外代理，這樣會讓國外代理感覺你是和他在競爭，影響了今后的合作。